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      1.   專注行業(yè)ERP管理軟件十幾年,成就發(fā)展夢(mèng)想
         
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        企業(yè)ERP項(xiàng)目管理失控的表現(xiàn)及控制點(diǎn)解析

            作者:宏拓新軟件
            發(fā)布日期:2024-12-16         
        閱讀:52     
         
         
        項(xiàng)目經(jīng)理常見(jiàn)的缺陷是缺乏大型企業(yè)項(xiàng)目管理失控系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn),如果項(xiàng)目經(jīng)理缺少掌控全局的能力,再加上對(duì)企業(yè)管理理解有限,就*不能清楚地界定自己的需求,所以ERP項(xiàng)目是否了明確有效的目標(biāo)和范圍,是項(xiàng)目實(shí)施中的一大關(guān)鍵。 


              黃尚這幾天煩躁得直想罵人,忙碌于四處救火的他差點(diǎn)處于崩潰狀態(tài)。黃尚是公司ERP項(xiàng)目實(shí)施負(fù)責(zé)人,他所負(fù)責(zé)的ERP項(xiàng)目正處于失控的邊緣狀態(tài)。項(xiàng)目計(jì)劃處于不受控狀態(tài),上線時(shí)間無(wú)限期延期,成本支,團(tuán)隊(duì)成員心情浮躁,凝聚力低。他把自己困在煙霧彌漫的辦公室里,猛吸一口香煙,痛苦的雙手抱著頭,在思考著一個(gè)問(wèn)題:ERP項(xiàng)目實(shí)施為什么會(huì)走到失控這一步?原因究竟是什么呢?        企業(yè)ERP項(xiàng)目管理失控的六種表現(xiàn)        實(shí)施ERP項(xiàng)目管理過(guò)程中,稍有不慎就*失控主要表現(xiàn)在以下六個(gè)方面:        1、項(xiàng)目經(jīng)理不能掌控全局        項(xiàng)目管理常見(jiàn)的缺陷是缺乏大型ERP系統(tǒng)的實(shí)施經(jīng)驗(yàn),如果項(xiàng)目經(jīng)理缺少掌控全局的能力,再加上對(duì)企業(yè)管理理解有限,就*不能清楚地界定自己的需求,所以ERP項(xiàng)目是否了明確有效的目標(biāo)和范圍,是項(xiàng)目實(shí)施中的一大關(guān)鍵。企業(yè)總想花較少的錢辦較多的事,項(xiàng)目目標(biāo)過(guò)大、過(guò)多、范圍過(guò)寬,而ERP項(xiàng)目本身是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目,過(guò)多的目標(biāo)、過(guò)寬的范圍對(duì)駕馭控制項(xiàng)目都是為重大的挑戰(zhàn)。        2、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行乏力        企業(yè)執(zhí)行ERP項(xiàng)目計(jì)劃往往朝令夕改,毫無(wú)確定性。其中重要的原因是企業(yè)往往低估了實(shí)施的難度,安排計(jì)劃不切實(shí)際,執(zhí)行過(guò)程中又嚴(yán)重缺乏執(zhí)行力度,往往計(jì)劃只具有理論上可行性,而一旦付諸實(shí)施,則不能被嚴(yán)格執(zhí)行。        3、人員流動(dòng)大,人力資源管理失控        任何項(xiàng)目都需要人來(lái)做,而ERP項(xiàng)目較需要高素質(zhì)的人才參與。目前的大部分ERP項(xiàng)目過(guò)程中都會(huì)或多或少發(fā)生成員變動(dòng),甚至有的變動(dòng)率過(guò)百分之五十。面對(duì)煥然一新的項(xiàng)目組成員,將會(huì)對(duì)原有ERP項(xiàng)目產(chǎn)生很多問(wèn)題,項(xiàng)目中人力資源的管理問(wèn)題需要進(jìn)一步得到解決。        所以,ERP項(xiàng)目人力資源管理就是在對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、規(guī)劃、進(jìn)展以及各種變量進(jìn)行有序的分析、規(guī)劃基礎(chǔ)上,對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中的所有相關(guān)人員給予有效的協(xié)調(diào)、控制和管理。同時(shí),項(xiàng)目管理中團(tuán)隊(duì)組建完成并不等于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的完成,團(tuán)隊(duì)建設(shè)是伴隨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整個(gè)生命周期的活動(dòng),團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)包括為提高團(tuán)隊(duì)運(yùn)作水平而進(jìn)行的管理和采用的措施。        4、時(shí)間管理嚴(yán)重滯后和失控        實(shí)施ERP是個(gè)龐大的管理和系統(tǒng)綜合性項(xiàng)目,過(guò)程控制主要是體現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的時(shí)間控制。       包括控制項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各階段投入的各種資源和達(dá)到的目標(biāo)所用的時(shí)間,使之盡可能達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃要求。當(dāng)一個(gè)切實(shí)可行的總體實(shí)施計(jì)劃和目標(biāo)被和批準(zhǔn)以后,如何監(jiān)督和控制就成了一個(gè)重要的問(wèn)題。根據(jù)在許多項(xiàng)目中的實(shí)施的經(jīng)驗(yàn),基本上可以這樣講,很少有一個(gè)項(xiàng)目是按照實(shí)施計(jì)劃預(yù)定的時(shí)間來(lái)進(jìn)行的,所以的時(shí)間管理就顯得非常重要。        5、項(xiàng)目成本管理失控,嚴(yán)重出預(yù)算        項(xiàng)目成本是評(píng)價(jià)一個(gè)項(xiàng)目是否成功的一個(gè)關(guān)鍵因素,所以成本的變化將直接影響項(xiàng)目的成功。因此,ERP實(shí)施的關(guān)鍵問(wèn)題就在于如何有效的在預(yù)期成本下達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。往往的情況是項(xiàng)目經(jīng)理在開(kāi)始不注重有效控制成本,而到項(xiàng)目實(shí)施一段時(shí)間之后,發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算已經(jīng)不能保證項(xiàng)目的完成了,或者半途而廢,或者追加投入,而追加投入又會(huì)遇到企業(yè)資金是否充足的影響。所以我們建議在項(xiàng)目開(kāi)始之**定盡量準(zhǔn)確的做出項(xiàng)目預(yù)算,避免在途中因資金影響項(xiàng)目進(jìn)展。方法是分階段進(jìn)行成本評(píng)估,當(dāng)每個(gè)階段都能夠在成本控制范圍之內(nèi),那么較終的項(xiàng)目一定保證在成本范圍內(nèi)成功,當(dāng)出現(xiàn)項(xiàng)目費(fèi)用出預(yù)算成本的時(shí)候要及時(shí)調(diào)整,確?傮w成本控制在范圍之內(nèi)。        6、未能有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制        實(shí)施ERP的風(fēng)險(xiǎn)控制可以分為四個(gè)步驟:識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、衡量風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)程與狀態(tài)。識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)主要的工作是確定可能影響項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)并記錄風(fēng)險(xiǎn)的特征。在識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí),需要辯證地分析其負(fù)面效應(yīng)和正面效應(yīng)。衡量風(fēng)險(xiǎn)主要是對(duì)識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,確定風(fēng)險(xiǎn)與風(fēng)險(xiǎn)之間的相互作用以及潛在的一系列后果,同時(shí)還需要確定風(fēng)險(xiǎn)的重要性和處理風(fēng)險(xiǎn)的**次序。        管理風(fēng)險(xiǎn)是風(fēng)險(xiǎn)控制中較為直接,也是較為關(guān)鍵的一個(gè)步驟。在管理風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程中,需要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的正面效應(yīng)(即潛在的機(jī)會(huì))增強(qiáng)措施,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面效應(yīng)(即可能的威脅)應(yīng)付方法。對(duì)于不同的風(fēng)險(xiǎn),需要根據(jù)其重要性、影響大小以及已經(jīng)確定的處理**次序,采取相應(yīng)的措施加以控制,對(duì)負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)的反應(yīng)可以是盡量避免、努力減小或設(shè)法接收。ERP幾乎是與失敗陰影伴隨而生的,沒(méi)有一個(gè)企業(yè)希望這個(gè)陰影降臨在自己頭上。因此,必須重視強(qiáng)化實(shí)施過(guò)程中的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。        ERP項(xiàng)目管理精要        根據(jù)筆者多年實(shí)施ERP的經(jīng)驗(yàn),無(wú)法正確認(rèn)知ERP和界定ERP項(xiàng)目管理中的主要內(nèi)容成為眾多ERP項(xiàng)目失敗的誘因。ERP項(xiàng)目具有項(xiàng)目管理的一般內(nèi)容,諸如目標(biāo)、范圍、進(jìn)度、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量等內(nèi)容。        項(xiàng)目管理是ERP項(xiàng)目的**,一般都強(qiáng)調(diào)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃、成本、風(fēng)險(xiǎn)、資源等幾大要素的良好控制與預(yù)防。這幾點(diǎn)只要是項(xiàng)目經(jīng)理都知道,可項(xiàng)目結(jié)果卻千差萬(wàn)別,所以提高ERP項(xiàng)目管理水平迫在眉睫。        針對(duì)如何做好ERP項(xiàng)目管理,應(yīng)確立整體規(guī)劃,分步實(shí)施的原則。為了達(dá)到項(xiàng)目實(shí)施后的預(yù)期成果和目標(biāo),應(yīng)對(duì)ERP項(xiàng)目所有方面進(jìn)行計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控。筆者認(rèn)為從以下幾個(gè)方面來(lái)展開(kāi):        **,首先將項(xiàng)目按階段劃分成幾大環(huán)節(jié),如項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目啟動(dòng)、需求分析、系統(tǒng)建立、正式上線、輔助運(yùn)行等。如果要想深度管好一個(gè)ERP項(xiàng)目,每一大環(huán)節(jié)需要做哪些事要盡量細(xì)化,僅僅是一些大的原則是不夠的,還有很多要考慮的問(wèn)題。       盲目的開(kāi)端必然注定著悲劇性的結(jié)果。在項(xiàng)目開(kāi)始前的準(zhǔn)備工作非常重要,不能過(guò)于隨意,否則整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程將會(huì)受到很大的影響,挽回難于登天。           *二,第一步的基礎(chǔ)上將所有問(wèn)題列成清單,每一個(gè)問(wèn)題都必須要有相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方案。例如在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)對(duì)企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評(píng)估,并據(jù)此明確ERP項(xiàng)目成果的期望和目標(biāo)。在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上,定義ERP項(xiàng)目的整體范圍。根據(jù)項(xiàng)目期望和目標(biāo)以及預(yù)計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施范圍,對(duì)企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評(píng)估,明確需要為配合項(xiàng)目而采取的措施和投資的資源。最后針對(duì)項(xiàng)目時(shí)間、進(jìn)度、人員等作出總體安排,落實(shí)和執(zhí)行此計(jì)劃。        有位管理大師說(shuō)過(guò),項(xiàng)目成功管理者必須做好三件事情,就是確定,分配和追蹤任務(wù)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),ERP項(xiàng)目管理也可以概括為這三個(gè)方面:將一個(gè)大階段分成多個(gè)小階段,按照每一個(gè)小階段進(jìn)行時(shí)間計(jì)劃;監(jiān)督和控制每一個(gè)小階段的時(shí)間計(jì)劃可行性,監(jiān)督和控制按照計(jì)劃的資源投入;監(jiān)督和控制問(wèn)題的發(fā)生,分清責(zé)任者,并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。        成功ERP項(xiàng)目管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)        一個(gè)ERP實(shí)施項(xiàng)目牽涉的面很廣。從大的方面說(shuō),包括軟件、硬件和服務(wù),是一個(gè)浩大的系統(tǒng)工程。從小的方面說(shuō),項(xiàng)目的計(jì)劃、組織、資源調(diào)配、控制和協(xié)調(diào),都是項(xiàng)目成功不可缺少的條件。這里分享幾個(gè)值得注意的關(guān)鍵控制點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)。        1、項(xiàng)目時(shí)間表的重要性        ERP實(shí)施是一個(gè)長(zhǎng)期的項(xiàng)目,在此過(guò)程中會(huì)涉及到各種資源,也會(huì)涉及到任務(wù)的分解,而且大部分事情都有一個(gè)先后次序的要求,因此時(shí)間的分配和控制必須好。而實(shí)際操作中,常常會(huì)出現(xiàn)一味在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)求快,甚至是刻意追求某個(gè)具有特殊意義的日期作為項(xiàng)目里程碑,將對(duì)項(xiàng)目的控制造成很大壓力。        另一方面,事實(shí)上很多項(xiàng)目的失敗,正是起因于項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)拖延,而導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣低落,效率低下。因此,ERP項(xiàng)目實(shí)施的時(shí)間管理,需要充分考慮各種潛在因素,適當(dāng)留有余地;在執(zhí)行過(guò)程中,應(yīng)強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目按進(jìn)度執(zhí)行的重要性,在考慮任何問(wèn)題時(shí),都要將保持進(jìn)度作為先決條件;同時(shí),合理利用趕工及跟進(jìn)等方法,以充分利用資源。        2、人力資源的重要性        ERP項(xiàng)目的成功實(shí)施當(dāng)然離不開(kāi)人力資源的**體系,在人力資源方面企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該成立一個(gè)自上而下的項(xiàng)目組織。項(xiàng)目的人力資源管理,首先是明確每一項(xiàng)任務(wù)由哪些人來(lái)完成,在此基礎(chǔ)上形成項(xiàng)目的人力資源矩陣。        有一句大白話,一切問(wèn)題較終都會(huì)歸結(jié)到人上?梢(jiàn)ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的人力資源管理是多重要。因此,實(shí)施團(tuán)隊(duì)的好壞是項(xiàng)目實(shí)施成敗的關(guān)鍵。在一個(gè)ERP項(xiàng)目中,30%的時(shí)間和精力在做技術(shù),70%時(shí)間是花在做人的工作上,所以人力資源管理是ERP項(xiàng)目管理中的**部分,我們?cè)谧鲰?xiàng)目時(shí)萬(wàn)萬(wàn)不可小視。        3、接下來(lái)就是項(xiàng)目的內(nèi)在部分:項(xiàng)目的質(zhì)量管理。        一般來(lái)說(shuō),達(dá)到目標(biāo)要求并出目標(biāo)期望,這就是項(xiàng)目的質(zhì)量要求。通俗一點(diǎn)說(shuō),我們經(jīng)常說(shuō)項(xiàng)目的高質(zhì)量實(shí)施,就是對(duì)滿意度的實(shí)施。       如何才能達(dá)到高滿意度?其實(shí)這是一個(gè)很難界定的標(biāo)準(zhǔn)。筆者認(rèn)為,首要的前提是對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)/需求范圍有一個(gè)清晰的界定,這是談項(xiàng)目實(shí)施高質(zhì)量的前提。在此基礎(chǔ)上,才是企業(yè)對(duì)產(chǎn)品滿意,產(chǎn)品包含軟件本身,以及軟件技術(shù)。然后是對(duì)實(shí)施顧問(wèn)和實(shí)施過(guò)程的滿意。產(chǎn)品、技術(shù)、實(shí)施,三個(gè)方面構(gòu)成ERP實(shí)施項(xiàng)目質(zhì)量的范圍和具體內(nèi)容。我們需要在這三個(gè)方面采取措施建立質(zhì)量監(jiān)督措施,加強(qiáng)質(zhì)量的控制。          4、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的建立        ERP項(xiàng)目實(shí)施是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程,可謂牽一發(fā)而動(dòng)全身。實(shí)施小組成員在完成已有任務(wù)的同時(shí),無(wú)形中又增加了學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、討論、分析與收集資料、整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、規(guī)范流程與數(shù)據(jù)等許多工作。因此,必須建立起一套行之有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制,才能有效調(diào)動(dòng)起實(shí)施人員的積性。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候,項(xiàng)目**小組應(yīng)對(duì)有**貢獻(xiàn)的人和部門給予特別嘉獎(jiǎng)。        5、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理        為什么擺在最后,是因?yàn)橐陨细鱾(gè)因素都存在著大量的不確定性。范圍不確定,時(shí)間不確定,人力資源變更,質(zhì)量問(wèn)題等等都會(huì)影響到項(xiàng)目目標(biāo)。而項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理,就是要對(duì)以上項(xiàng)目的因素存在的不確定性進(jìn)行管控。具體來(lái)說(shuō),就是采取規(guī)避、轉(zhuǎn)移、接受、利用等等方式,排除對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的不確定性,進(jìn)而保證項(xiàng)目的有序進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)管理一直是ERP項(xiàng)目管理中的和難點(diǎn)問(wèn)題。簡(jiǎn)單說(shuō),項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理就是對(duì)ERP實(shí)施過(guò)程中存在的各種項(xiàng)目重大要素諸如范圍、時(shí)間、人員等進(jìn)行管理。        從ERP項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始,項(xiàng)目管理是否失控是所有項(xiàng)目經(jīng)理的心頭之痛。ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,所有的因素都有可能使ERP不斷改變,如果不能有效處理這些變更,項(xiàng)目計(jì)劃必將會(huì)一再調(diào)整,交付日期也會(huì)隨之一再拖延,項(xiàng)目成員的士氣也將越來(lái)越低落,這些都將直接導(dǎo)致ERP項(xiàng)目成為沙堆危樓。而所有這一切,決定了項(xiàng)目管理者必須擁有高的管理技巧。  
         

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